Interview d’ICDSC sur les solutions de coffre-fort électronique

ICDSC est un éditeur de logiciels spécialisés dans les échanges de données informatisés et la dématérialisation qui a récemment développé une solution de coffre-fort électronique agréé par l’EDI-Optique.

Florence Naudin, co-Gérante d’ICDSC, répond aux questions d’Eyes-Road sur la dématérialisation des factures et la nécessité d’utiliser un coffre-fort électronique.

Eyes-Road : Comment s’est organisée la filière pour dématérialiser fiscalement les factures ?
Florence Naudin : Pour dématérialiser l’ensemble des factures, la filière de l’optique a défini un processus commun. Celui-ci recommande aux industriels de produire leurs factures au format PDF signé et aux opticiens de disposer d’un coffre-fort pour recevoir et archiver ses factures.
Un annuaire regroupant l’ensemble des coffres-forts des magasins, permet aux industriels d’automatiser la recherche et le dépôt des factures dans les coffres.

Eyes-Road : Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?
Florence Naudin : C’est un système d’archivage de données mettant en œuvre des processus et des mécanismes de sécurité (horodatage, empreinte du document, etc.) permettant d’apporter une valeur juridique à la conservation intègre du document et à sa lisibilité dans le temps.

Eyes-Road : Pourquoi le coffre-fort électronique est-il la solution indispensable et idéale pour répondre aux exigences légales imposées aux industriels et opticiens ?
Florence Naudin : L’opticien ou la centrale qui dispose de son coffre reçoit de manière automatique l’ensemble des factures de ses fournisseurs dans un espace sécurisé et accessible à l’aide d’un navigateur internet 24/24, 7j/7.
La période légale de conservation d’une facture étant de 10 ans, le coffre-fort électronique Opt’e-Box, s’appuie sur l’architecture sécurisée de CDC Arkhinéo, filiale de la Caisse des Dépôt et Consignation qui garantit la pérennité d’archivage.
Le coffre-fort permet également à réception d’une facture de vérifier la validité du certificat utilisé pour la signature.

Eyes-Road : Quels sont les autres bénéfices pour un opticien ?
Florence Naudin : L’interface Opt’e-Box a été conçue pour faciliter la gestion des factures par les opticiens.
Par exemple, à l’aide d’un moteur de recherche basé sur des critères pertinents, l’opticien est en mesure de rechercher et de consulter facilement la ou les factures désirées.
Pour les propriétaires de plusieurs magasins, une seule interface permet de visualiser l’ensemble de ses factures.
Il est également aisé de partager ses factures avec son expert-comptable.
Autre fonctionnalité, le téléchargement de la facture dans un format structuré (Microsoft Excel) permet d’intégrer les factures dans un système comptable tiers.

Eyes-Road : Comment un opticien peut-il souscrire à un coffre-fort ?
Florence Naudin : Si la démarche n’a pas été initiée par la centrale, il suffit de se connecter sur l’annuaire « OPTO-Démat » à l’adresse suivante http://demat.edi-optique.com/, de compléter les informations du magasin et de choisir son prestataire de coffre-fort.

Opt’e-Box en vidéo

En savoir plus
ICDSC, www.icdsc.com
La plaquette de l’offre Opt’e-Box, www.icdsc.com/ICDSC-Opt-e-Box.pdf