Opticiens : Comment se préparer à la réglementation RGPD sur les données de santé ?

La protection des données personnelles, notamment celles liées à la santé, est un enjeu majeur dans de nombreux secteurs, y compris celui de l’optique. Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en mai 2018, les entreprises collectant, traitant ou stockant des données sensibles doivent se conformer à des règles strictes. Pour les opticiens, qui manipulent régulièrement des données de santé (ordonnances, diagnostics, historique des soins visuels), il est impératif d’adopter une stratégie de conformité rigoureuse concernant cette réglementation RGPD sur les données de santé. Mais comment s’assurer d’être conforme au RGPD tout en maintenant une gestion efficace des dossiers clients ?

RGPD sur les données de santé pour les opticiens : impact sur leur gestion

Le RGPD définit les données de santé comme des informations particulièrement sensibles, nécessitant des mesures de sécurité renforcées pour leur collecte, leur stockage et leur traitement. Les opticiens, en tant que professionnels de santé, collectent des informations relatives aux corrections visuelles des patients, aux antécédents médicaux et aux prescriptions. Cela signifie qu’ils doivent mettre en place des processus stricts pour protéger ces données contre tout accès non autorisé, perte ou modification.

Le RGPD impose également des obligations concernant la transparence vis-à-vis des clients. Ainsi, les patients doivent être informés de la manière dont leurs données sont utilisées, du délai de conservation de ces informations et de leurs droits en matière d’accès, de rectification ou de suppression des données personnelles.

Les mesures à adopter pour se conformer au RGPD

Voici quelques mesures concrètes que les opticiens doivent mettre en œuvre pour garantir leur conformité :

1. Sensibilisation et formation du personnel : Chaque membre de l’équipe doit être formé aux principes de base du RGPD et comprendre l’importance de la protection des données. Cette formation devrait inclure des procédures pour signaler les violations de données ainsi que des consignes pour gérer les données sensibles en toute sécurité.
2. Mise en place d’un registre des activités de traitement : Le RGPD exige la tenue d’un registre des activités de traitement des données personnelles. Ce document doit détailler quelles données sont collectées, comment elles sont utilisées, qui y a accès, et pour combien de temps elles sont conservées. Il permet d’avoir une vue d’ensemble sur la gestion des données et de s’assurer que les processus en place respectent les réglementations.
3. Sécurisation des données : Les opticiens doivent investir dans des systèmes de sécurité pour protéger les données sensibles. Cela inclut des mesures comme :
   • Chiffrer les données pour éviter qu’elles ne soient lisibles en cas de vol ;
   • Mettre en place des accès restreints aux dossiers de santé pour s’assurer que seuls les membres habilités du personnel y ont accès ;
   • Utiliser des mots de passe complexes et des systèmes d’authentification forte pour l’accès aux bases de données.
4. Informer les clients et obtenir leur consentement : Le consentement des patients est essentiel dans le cadre du RGPD. Les opticiens doivent s’assurer d’obtenir un consentement explicite avant de collecter des informations sur leur santé. Les formulaires de consentement doivent être clairs, simples et indiquer précisément quelles données seront utilisées et dans quel but. Les clients doivent également être informés de leur droit de retirer ce consentement à tout moment.
5. Nommer un Délégué à la Protection des Données (DPO) : Les opticiens, en particulier ceux appartenant à de grandes chaînes, peuvent être tenus de nommer un DPO. Cette personne est responsable de s’assurer que l’entreprise respecte les obligations du RGPD. Elle fait le lien entre l’entreprise et l’autorité de protection des données, et elle veille à ce que les processus internes garantissent la sécurité des données sensibles. La désignation d’un DPO par l’entreprise est obligatoire dans deux cas spécifiques :
   1. Lorsque les activités principales de l’entreprise ou du sous-traitant incluent un suivi régulier et systématique à grande échelle des individus concernés par le traitement des données (par exemple : géolocalisation, vidéosurveillance, gestion des transactions bancaires).
   2. Lorsque les activités principales de l’entreprise ou du sous-traitant impliquent le traitement à grande échelle de données sensibles, c’est-à-dire des informations personnelles susceptibles de provoquer des discriminations si elles sont divulguées (par exemple : origine raciale ou ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, orientation sexuelle, appartenance syndicale, données génétiques) ou des données relatives à des condamnations pénales.
6. Conservation limitée des données : Le RGPD impose que les données personnelles ne soient pas conservées plus longtemps que nécessaire. Les opticiens doivent donc établir des politiques claires sur la durée de conservation des dossiers médicaux. Une fois cette période écoulée, les données doivent être supprimées de manière sécurisée pour éviter tout risque de fuite ou de vol.
7. Préparation aux violations de données : En cas de violation des données, le RGPD impose de notifier l’autorité compétente dans les 72 heures. Les opticiens doivent donc avoir un plan de gestion des incidents pour réagir rapidement et efficacement, afin de limiter l’impact d’une éventuelle fuite de données.

Outils numérique et sanctions encourues en cas de non-respect

Pour se conformer au RGPD, les opticiens peuvent s’appuyer sur plusieurs outils numériques efficaces. Par exemple, DataLegalDrive offre une gestion centralisée des données et permet d’automatiser la création des registres de traitement. TrustArc propose des solutions de gestion du consentement et de suivi des activités de traitement des données, assurant une conformité permanente. Enfin, OneTrust est un autre outil incontournable qui aide à gérer les droits des individus, les violations de données et à évaluer l’impact sur la vie privée, garantissant une approche complète de la sécurité des données personnelles.

La non-conformité au RGPD peut entraîner des sanctions importantes. En cas de violation grave des règles, les opticiens peuvent être sanctionnés d’une amende pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial, le montant le plus élevé étant retenu. De plus, une atteinte à la réputation due à une mauvaise gestion des données peut nuire durablement à la relation de confiance entre un opticien et ses clients.

Les opticiens ont un rôle crucial à jouer dans la protection des données de santé de leurs patients. Certes, se mettre en conformité avec la réglementation RGPD sur les données de santé pour les opticiens peut paraître fastidieux, d’autant que les règles administratives sont parfois lourdes. Mais cela peut permettre non seulement d’éviter des sanctions, mais aussi de renforcer la confiance de leur clientèle. Le respect du RGPD est une opportunité pour les professionnels de l’optique d’affirmer leur engagement envers la confidentialité et la sécurité des données, tout en continuant à offrir des soins visuels de qualité.

Source : entreprendre.service-public.fr